Wat is het doel van dit document?
WerkenbijdeEU maakt deel uit van het bureau Nationaal Coördinator Internationale Functies dat valt onder de Hoofddirectie Personeel en Organisatie van het ministerie van Buitenlandse Zaken (BZ). BZ/WerkenbijdeEU vindt het belangrijk om de persoonlijke gegevens van geïnteresseerden in een EU-functie, kandidaten die opgaan voor een EU-functie en EU-ambtenaren die willen bijdragen aan de werkzaamheden van WerkenbijdeEU te beschermen. Deze privacyverklaring is opgesteld in overeenstemming met de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) van de Europese Unie.

BZ is een ‘Gegevensbeheerder’ onder de AVG; dit betekent dat BZ bepaalt voor welke doeleinden en op welke wijze persoonlijke gegevens worden verwerkt. Deze privacyverklaring is relevant omdat je bij ons geregistreerd staat in het Talent Netwerk WerkenbijdeEU, in het HR-systeem Emply. Deze privacyverklaring stelt je op de hoogte hoe en waarom je persoonlijke gegevens worden opgeslagen, gebruikt en hoe lang je persoonlijke gegevens worden bewaard. Ook leggen we uit welke rechten je hebt als we jouw persoonsgegevens verwerken.

Welke gegevens verzamelt BZ/WerkenbijdeEU?
Omdat je ondersteuning ontvangt en/of bijdraagt aan activiteiten van BZ/WerkenbijdeEU verzamelt BZ/WerkenbijdeEU persoonlijke gegevens: 

• Gegevens die je deelt in het registratieformulier voor het Talent Netwerk WerkenbijdeEU (in het HR-systeem Emply). Om jezelf te registreren vul je minimaal een aantal verplichte velden in. 
• Gegevens die je deelt met het Europees Bureau voor Personeelsselectie (EPSO) en waarvoor je toestemming hebt gegeven om deze informatie te delen met de Nederlandse overheid. 

Mag BZ je persoonlijke gegevens verwerken?
BZ verwerkt jouw persoonsgegevens op basis van de grondslag ‘toestemming van de betrokkene’ (artikel 6, eerste lid, onder a, van de AVG). Jouw toestemming kan je op ieder moment intrekken. Vanaf dat moment verwerken wij jouw persoonsgegevens niet meer. 

Hoe gebruikt BZ/WerkenbijdeEU persoonlijke gegevens
BZ/WerkenbijdeEU gebruikt de verzamelde persoonlijke gegevens om:

• met je te communiceren tijdens een EU-selectieprocedure;
• je in contact te brengen met het bureau dat voor WerkenbijdeEU de (assessment)trainingen verzorgt;
• je via de mail op de hoogte te brengen van relevante carrièremogelijkheden bij de EU;
• je uit te nodigen voor relevante events en/of om je te vragen een bijdrage te leveren aan activiteiten van WerkenbijdeEU;
• een overzicht te maken van kandidaten in een EU-selectieprocedure;
• je een evaluatieformulier te sturen om je mening te vragen over de dienstverlening van WerkenbijdeEU;
• je in contact te kunnen brengen met de Permanente Vertegenwoordiging van Nederland bij de Europese Unie voor verdere ondersteuning en advies bij je EU-carrière. 

Als je geen persoonlijke gegevens wilt delen
Als je geen persoonlijke gegevens wilt delen dan kan BZ/WerkenbijdeEU niet altijd de volledige ondersteuning aanbieden. 

Waarom kan BZ/WerkenbijdeEU er voor kiezen om persoonlijke gegevens met derde partijen de delen?
BZ/WerkenbijdeEU deelt gegevens met derde partijen indien dit nodig is als onderdeel van de dienstverlening. 

Denk hierbij aan:

• Deelnemen aan een training verzorgd door een bureau waarmee BZ/WerkenbijdeEU samenwerkt.
• Bijdragen aan een voorlichting of een content item (interview, video, foto’s) waarvoor BZ/WerkenbijdeEU samenwerkt met een communicatiebureau.

Onze externe dienstverleners zijn volgens de AVG en in naleving van contractuele verplichtingen met BZ vereist passende beveiligingsmaatregelen te nemen om jouw persoonlijke gegevens te beschermen in overeenstemming met het beleid van BZ. We staan ​​onze externe dienstverleners niet toe om persoonlijke gegevens voor hun eigen doeleinden te gebruiken. We staan ​​hen alleen toe om persoonlijke gegevens te verwerken voor specifieke doeleinden en in overeenstemming met onze instructies.

Hoe lang bewaart BZ/WerkenbijdeEU je gegevens?
BZ/WerkenbijdeEU bewaart jouw gegevens twee jaar vanaf je registratie in het Talent Netwerk. 

Hoe beveiligt BZ/WerkenbijdeEU jouw gegevens?

• BZ/WerkenbijdeEU slaat jouw gegevens op in het HR-systeem Emply. Voor Emply is een risicoanalyse gemaakt en zijn noodzakelijke (beveiligings)maatregelen in acht genomen. Alleen geautoriseerde medewerkers hebben toegang tot jouw gegevens. 
• BZ/WerkenbijdeEU vraagt eerst jouw akkoord voordat we jouw e-mailadres en telefoonnummer delen met het bureau Leeuwendaal dat de interviewtrainingen verzorgt. Deze gegevens worden gedeeld in een met wachtwoord beveiligd bestand.
• BZ/WerkenbijdeEU ontvangt van het EPSO een Excelbestand met daarin jouw volledige naam en e-mailadres zoals je deze hebt ingevuld bij je online aanmelding voor een selectieprocedure via het EPSO. BZ/WerkenbijdeEU verwijdert dit document nadat we jou een bericht hebben gestuurd met het verzoek je aan te melden voor het Talent Netwerk in het HR-systeem Emply. 

Je rechten in relatie tot jouw persoonlijke gegevens

• Recht op inzage. Dat is het recht om onder meer een kopie te ontvangen van de persoonlijke gegevens die BZ/WerkenbijdeEU van jou verwerkt.
• Recht op vergetelheid. Je hebt het recht om ‘vergeten’ te worden. Je kunt BZ/WerkenbijdeEU vragen om jouw persoonlijke gegevens te wissen.
• Recht op rectificatie en aanvulling. Het recht om de persoonlijke gegevens die BZ/WerkenbijdeEU verwerkt te laten wijzigen.
• Het recht op dataportabiliteit. Het recht om persoonlijke gegevens over te laten dragen aan een andere partij.
• Het recht op beperking van de verwerking. Het recht om minder persoonsgegevens te laten verwerken.
• Het recht om bezwaar te maken tegen de gegevensverwerking.

Recht om de door jou gegeven toestemming in te trekken
Als je BZ/WerkenbijdeEU toestemming hebt gegeven om persoonlijke gegevens te gebruiken, dan heb je het recht om die toestemming voor verwerking van je persoonlijke gegevens op elk moment in te trekken.

Om je toestemming in te trekken of om een beroep te doen op een van je andere rechten kan je zelf je registratie verwijderen door in te loggen op je profiel in het Talent Netwerk van WerkenbijdeEU (in het systeem Emply) of door contact op te nemen met de Directie Juridische Zaken van BZ zoals hieronder vermeld. Wanneer je persoonlijke gegevens zijn verwijderd wordt daarmee ook je registratie ongedaan gemaakt.

Je verzoek kun je via het e-mailadres djz-nr@minbuza.nl of via de post indienen, het postadres is:

Ministerie van Buitenlandse Zaken
DJZ
Postbus 20061
2500 EB Den Haag

Heb je een klacht over de gegevensverwerking?

De Functionaris Gegevensbescherming houdt bij het ministerie van Buitenlandse Zaken intern toezicht op de toepassing en naleving van privacywetgeving.

Je kunt contact met deze functionaris opnemen via het e-mailadres vci@minbuza.nl of per post:

Functionaris Gegevensbescherming
Ministerie van Buitenlandse Zaken
VCI
Postbus 20061
2500 EB Den Haag