Wat is het doel van dit document?
BZ/NCIF is ondergebracht bij het bureau Nationaal Coördinator Internationale Functies dat valt onder de Hoofddirectie Personeel en Organisatie van het ministerie van Buitenlandse Zaken (BZ). BZ/NCIF vindt het belangrijk om de persoonlijke gegevens van geïnteresseerden in een functie bij een internationale organisatie, kandidaten die opgaan voor een positie bij een internationale organisatie, en Nederlanders in een internationale positie die willen bijdragen aan de werkzaamheden van BZ/NCIF te beschermen. Deze privacyverklaring is opgesteld in overeenstemming met de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) van de Europese Unie.

BZ is een ‘Gegevensbeheerder’ onder de AVG; dit betekent dat BZ bepaalt voor welke doeleinden en op welke wijze persoonlijke gegevens worden verwerkt. Deze privacyverklaring is relevant omdat u bij ons geregistreerd staat in het HR-systeem Emply. Deze privacyverklaring stelt u op de hoogte hoe en waarom uw persoonlijke gegevens worden opgeslagen, gebruikt en hoe lang uw persoonlijke gegevens worden bewaard. Ook leggen we uit welke rechten u heeft als we uw persoonsgegevens verwerken.

Welke gegevens verzamelt BZ/NCIF? 
Omdat u ondersteuning ontvangt en/of bijdraagt aan activiteiten van BZ/NCIF verzamelt BZ/NCIF persoonlijke gegevens:

• Gegevens die u deelt in het registratieformulier voor Emply  van BZ/NCIF. Om uzelf te registreren vult u minimaal een aantal verplichte velden in. 
• Gegevens en informatie die u deelt via de mail worden toegevoegd aan uw Emply profiel. 
• Gegevens en informatie die u deelt in een gesprek met een van de medewerkers ven BZ/NCIF die verwerkt worden in een verslag in uw Emply profiel. 

Mag BZ/NCIF uw persoonlijke gegevens verwerken?
BZ verwerkt uw persoonsgegevens op basis van de grondslag ‘toestemming van de betrokkene’ (artikel 6, eerste lid, onder a, van de AVG). Uw toestemming kunt u op ieder moment intrekken. Vanaf dat moment verwerken wij uw persoonsgegevens niet meer. 

Hoe gebruikt BZ/NCIF persoonlijke gegevens
BZ/NCIF gebruikt de verzamelde persoonlijke gegevens om:

• Met u te communiceren tijdens een I.O.-selectieprocedure;
• U in contact te brengen met het bureau dat voor BZ/NCIF de (assessment)trainingen verzorgt;
• U via de mail op de hoogte te brengen van relevante carrièremogelijkheden bij internationale organisaties;
• U uit te nodigen voor relevante events en/of om u te vragen een bijdrage te leveren aan activiteiten van BZ/NCIF;
• Een overzicht te maken van kandidaten in een selectieprocedure;
• U een evaluatieformulier te sturen om uw mening te vragen over de dienstverlening van BZ/NCIF;
• U in contact te kunnen brengen met de Permanente Vertegenwoordiging van Nederland voor verdere ondersteuning en advies bij uw internationale carrière;
• Voor u een pitch/steunbrief op te stellen en te gebruiken en/of te versturen;

Als u geen persoonlijke gegevens wilt delen
Als u geen persoonlijke gegevens wilt delen dan kan BZ/NCIF geen ondersteuning aanbieden. 

Waarom kan BZ/NCIF er voor kiezen om persoonlijke gegevens met derde partijen de delen?
BZ/NCIF deelt gegevens met derde partijen indien dit nodig is als onderdeel van de dienstverlening. 

Denk hierbij aan:

• Deelnemen aan een training verzorgd door een bureau waarmee BZ/NCIF samenwerkt.
• Bijdragen aan een voorlichting of een content item (interview, video, foto’s) waarvoor BZ/NCIF samenwerkt met een communicatiebureau.

Onze externe dienstverleners zijn volgens de AVG en in naleving van contractuele verplichtingen met BZ vereist passende beveiligingsmaatregelen te nemen om uw persoonlijke gegevens te beschermen in overeenstemming met het beleid van BZ. We staan ​​onze externe dienstverleners niet toe om persoonlijke gegevens voor hun eigen doeleinden te gebruiken. We staan ​​hen alleen toe om persoonlijke gegevens te verwerken voor specifieke doeleinden en in overeenstemming met onze instructies.

Hoe lang bewaart BZ/NCIF uw gegevens?
BZ/NCIF bewaart uw gegevens drie jaar vanaf uw registratie in Emply.

Hoe beveiligt BZ/NCIF uw gegevens?

• BZ/NCIF slaat uw gegevens op in het HR-systeem Emply. Voor Emply is een risicoanalyse gemaakt en zijn noodzakelijke (beveiligings)maatregelen in acht genomen. Alleen geautoriseerde medewerkers hebben toegang tot uw gegevens. 
• BZ/NCIF vraagt u eerst of er behoefte is aan een (interview)training alvorens we uw gegevens delen met het bureau dat de (interview)trainingen verzorgt. 

Uw rechten in relatie tot uw persoonlijke gegevens

• Recht op inzage. Dat is het recht om onder meer een kopie te ontvangen van de persoonlijke gegevens die BZ/NCIF van u verwerkt.
• Recht op vergetelheid. U heeft het recht om ‘vergeten’ te worden. U kunt BZ/NCIF vragen om uw persoonlijke gegevens te wissen.
• Recht op rectificatie en aanvulling. Het recht om de persoonlijke gegevens die BZ/NCIF verwerkt te laten wijzigen.
• Het recht op dataportabiliteit. Het recht om persoonlijke gegevens over te laten dragen aan een andere partij.
• Het recht op beperking van de verwerking. Het recht om minder persoonsgegevens te laten verwerken.
• Het recht om bezwaar te maken tegen de gegevensverwerking.

Recht om de door u gegeven toestemming in te trekken
Als u BZ/NCIF toestemming hebt gegeven om persoonlijke gegevens te gebruiken, dan heeft u het recht om die toestemming voor verwerking van uw persoonlijke gegevens op elk moment in te trekken.

Om uw toestemming in te trekken of om een beroep te doen op een van je andere rechten kunt u zelf uw  registratie verwijderen door in te loggen op uw profiel in Emply van BZ/NCIF of door contact op te nemen met de Directie Juridische Zaken van BZ zoals hieronder vermeld. Wanneer uw persoonlijke gegevens zijn verwijderd wordt daarmee ook uw registratie ongedaan gemaakt.

Uw verzoek kun u via het e-mailadres djz-nr@minbuza.nl of via de post indienen, het postadres is:

Ministerie van Buitenlandse Zaken
DJZ
Postbus 20061
2500 EB Den Haag

Heb je een klacht over de gegevensverwerking?
De Functionaris Gegevensbescherming houdt bij het ministerie van Buitenlandse Zaken intern toezicht op de toepassing en naleving van privacywetgeving.

U kunt contact met deze functionaris opnemen via het e-mailadres vci@minbuza.nl of per post:

Functionaris Gegevensbescherming
Ministerie van Buitenlandse Zaken
VCI
Postbus 20061
2500 EB Den Haag