Wat is het doel van dit document?
Het ministerie van Buitenlandse zaken (BZ) vindt het belangrijk om de persoonlijke gegevens van kandidaten te beschermen. Deze privacyverklaring is opgesteld in overeenstemming met de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) van de Europese Unie.

BZ is een verwerkingsverantwoordelijke onder de AVG; dit betekent dat BZ bepaalt voor welke doeleinden en op welke wijze persoonlijke gegevens worden verwerkt. 

Deze privacyverklaring is relevant, omdat je bij ons solliciteert of interesse hebt om opgenomen te worden in een Talent Pool voor het invullen van toekomstige vacatures. Deze privacyverklaring stelt je op de hoogte hoe en waarom je persoonlijke gegevens tijdens het werving- en selectieproces worden opgeslagen, gebruikt en hoe lang je persoonlijke gegevens worden bewaard.

Welke gegevens zal BZ verzamelen?
Omdat je solliciteert bij BZ (nu of in de toekomst als je bent opgenomen in een Talent Pool) vragen we je om persoonlijke gegevens te verstrekken. Deze worden onderverdeeld in verschillende categorieën:

• Gegevens die je deelt via je cv of motivatie(brief).
• Gegevens die je deelt in het sollicitatieformulier.
• Gegevens die je deelt in een Talent Pool formulier.
• Gegevens die je deelt tijdens het sollicitatieproces of het selectie-interview.
• Resultaten van een assessment indien van toepassing.
• Gegevens over criminele veroordelingen en strafbare feiten (bijv. VOG of veiligheidsonderzoek).

Hoe worden je persoonlijke gegevens verzameld?
We verzamelen persoonlijke gegevens over kandidaten uit één (en indien van toepassing alle) van de volgende bronnen:

• Jij, de kandidaat.
• Wervingsbureaus, van wie we je cv en andere gegevens hebben ontvangen die je met het bureau hebt gedeeld.
• Waar nodig, bepaalde aanbieders van antecedentenonderzoek, om te voldoen aan de arbeidsvoorwaarden binnen een land of brancheregistratie, zoals de AIVD.
• Aanbieder van medische keuringen, van wie we samenvattingen ontvangen van alle vereiste medische beoordelingen, bijvoorbeeld wanneer je solliciteert op een functie op een Nederlandse vertegenwoordiging in het buitenland.
• Referenten die je zelf hebt opgegeven, bij wie informatie wordt opgevraagd over functioneren en / of kwalificaties indien nodig.

Hoe gebruikt BZ persoonlijke gegevens?
BZ gebruikt de verzamelde persoonlijke gegevens om:

• een beoordeling te maken van kennis, expertise, kwalificaties en geschiktheid voor een vacature (of vacatures als hier sprake van is);
• met je te communiceren tijdens het werving- en selectieproces;
• antecedenten- of medisch onderzoek en referentiechecks waar gewenst of nodig uit te kunnen voeren;
• het documenteren van het werving- en selectieproces;
• een beslissing te maken of we je afwijzen, uitnodigen voor een interview, verzoeken een assessment af te leggen en / of een functie willen aanbieden;
• met de inhoud van gegevens die wordt gedeeld via het cv, de motivatie(brief) of een assessment, vragen te stellen tijdens een selectie- interview indien je wordt uitgenodigd;
• een feedback formulier te sturen om je mening te vragen over het werving- en selectieproces wat je hebt doorlopen;
• een arbeidsovereenkomst op te kunnen stellen wanneer BZ jou een functie aanbiedt.
• het sollicitatieproces te monitoren en te evalueren. 
• je te informeren over vacatures en voor jou interessante functies zodra je ingeschreven staat in een Talent Pool van BZ. 

Als je geen persoonlijke gegevens wilt delen
Als je geen persoonlijke gegevens wilt delen wanneer hierom wordt verzocht op een specifiek moment in het sollicitatieproces, welke wel nodig zijn om je geschiktheid te beoordelen, kan dit het wervings- en selectieproces vertragen of belemmeren of zelfs beëindigen.

Hoe gebruikt BZ gevoelige informatie?
Als dit de wens van de kandidaat is, kunnen we informatie over bijvoorbeeld een arbeidsbeperking gebruiken om te overleggen of we tijdens het wervingsproces een alternatief moeten aanbieden. Daarnaast om te kijken hoe we een zo veilig en praktisch mogelijke werkomgeving kunnen inrichten, en hoe we jou in je werk kunnen ondersteunen, indien je werkzaam zal zijn bij BZ.

Ontvangen van meldingen van BZ
Je hebt een keuze in de manier waarop BZ met je communiceert.

Als je hiervoor een verzoek ontvangt, dan kun je worden opgenomen in een Talent Pool. BZ kan je dan benaderen indien er interessante functies ontstaan waarvan BZ denkt dat je daar een geschikt profiel voor hebt.

Maakt BZ gebruik van automatisering bij het maken van selectiebeslissingen?
BZ maakt geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming bij het maken van een selectiebeslissing.

Delen van persoonlijke gegevens

Waarom kan BZ ervoor kiezen om persoonlijke gegevens met derde partijen de delen?
BZ deelt gegevens met derde partijen indien dit nodig is als onderdeel van de sollicitatieprocedure. Denk hierbij aan:

• Afnemen van een talentoets;
• Deelnemen aan een assessment;
• Ondergaan van een medisch onderzoek;
• Uitvoeren van een veiligheidsonderzoek.
• Aanvragen van een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG).

Onze externe dienstverleners zijn volgens de AVG en in naleving van contractuele verplichtingen met BZ, vereist passende beveiligingsmaatregelen te nemen om jouw persoonlijke gegevens te beschermen in overeenstemming met het beleid van BZ. We staan ​​onze externe dienstverleners niet toe om persoonlijke gegevens voor hun eigen doeleinden te gebruiken. We staan ​​hen alleen toe om persoonlijke gegevens te verwerken voor specifieke doeleinden en in overeenstemming met onze instructies.

Hoe lang bewaart BZ je gegevens?
Het bewaren van de door jou verstrekte persoonlijke gegevens is afhankelijk van de fase van het wervingsproces en je mogelijke indiensttreding bij BZ. BZ bewaart graag je gegevens afhankelijk van de keuze die je maakt. In ons sollicitatieformulier en (mits van toepassing) Talent Pool formulier maak jij zelf de keuze voor de bewaartermijn. 

De standaard bewaartermijn voor een sollicitatieproces is vier weken. We bewaren persoonlijke gegevens voor de gekozen periode, zodat we desgevraagd kunnen aantonen dat de selectieprocedure op een eerlijke en transparante manier is uitgevoerd.

Als je toestemming geeft voor de bewaartermijn van een jaar, dan kan BZ jouw gegevens gebruiken voor monitoring en evaluatiedoeleinden. Jouw gegevens blijven dan langer voor BZ beschikbaar, nadat de sollicitatieprocedure is afgerond. 

Voor kandidaten die worden opgenomen in een Talent Pool geldt dat de persoonlijke gegevens een jaar worden bewaard. Mocht je in eerste instantie bij een sollicitatie hebben gekozen voor de bewaartermijn van vier weken dan vragen we hiervoor eerst om jouw toestemming. 
         Als je wordt opgenomen in een BZ Talent Pool dan ontvang je voor het verstrijken van de bewaartermijn bericht over het verwijderen van jouw persoonlijke gegevens, met in sommige gevallen de optie om de bewaartermijn te verlengen.

Toegangsrechten, correctie, wissen en beperking

Je rechten in relatie tot persoonlijke gegevens

• Recht op inzage. Dat is het recht van mensen om onder meer een kopie te ontvangen van de persoonlijke gegevens die BZ van hen verwerkt.
• Recht op vergetelheid. Dit is het recht om persoonlijke gegevens te verwijderen. Dit recht kan echter wel beperkt worden door geldende wetgeving of andere zwaarwegende belangen. 
• Recht op rectificatie en aanvulling. Het recht om de persoonlijke gegevens die worden verwerkt te laten wijzigen.
• Het recht op dataportabiliteit. Het recht om persoonlijke gegevens over te laten dragen aan een andere partij.
• Het recht op beperking van de verwerking. Het recht om minder gegevens te laten verwerken.
• Het recht met betrekking tot geautomatiseerde besluitvorming en profilering. Oftewel: het recht op een menselijke blik bij besluiten.
• Het recht om bezwaar te maken tegen de gegevensverwerking.

Het recht om toestemming in te trekken
Als je tijdens de sollicitatie BZ toestemming hebt gegeven om persoonlijke gegevens te gebruiken tijdens het werving- en selectieproces, heb je het recht om die toestemming voor verwerking van je persoonlijke gegevens op elk moment in te trekken.

Om je toestemming in te trekken kan je zelf je sollicitatie of je registratie voor een Talent Pool verwijderen door in te loggen op je profiel in het sollicitatiesysteem, of contact opnemen met de Directie Open Overheid van BZ zoals hieronder beschreven bij ‘Privacy rechten’. Wanneer je persoonlijke gegevens zijn verwijderd, wordt daarmee ook je sollicitatie en/of Talent Pool registratie ingetrokken en ongedaan gemaakt.

Privacy rechten
In de volgende situaties kunt je een verzoek indienen:

• Je wil weten welke persoonlijke gegevens we van je verwerken
• Je wil je persoonlijke gegevens laten aanpassen
• Je wil persoonlijke gegevens laten verwijderen
• Je wil dat we je persoonlijke gegevens beperkt verwerken
• Je wil bezwaar maken

Je verzoek kun je via het e-mailadres avg-verzoeken@minbuza.nl of via de post indienen, het postadres is:

Ministerie van Buitenlandse Zaken
Directie Open Overheid
Postbus 20061
2500 EB Den Haag

Functionaris Gegevensbescherming

Het ministerie van Buitenlandse Zaken heeft een onafhankelijke Functionaris voor de Gegevensbescherming (FG). Deze functionaris houdt intern toezicht op de naleving van privacywetgeving.

Klachten

Je kunt jouw klacht omtrent de verwerking van uw persoonlijke gegevens indienen bij de FG. Er kan contact met deze functionaris opgenomen worden via het e-mailadres vci@minbuza.nl of per post:

Functionaris voor de Gegevensbescherming
Ministerie van Buitenlandse Zaken
VCI
Postbus 20061
2500 EB Den Haag

Datalektip

Mocht u na de afhandeling van uw klacht het niet eens zijn met het ministerie van Buitenlandse Zaken, dan kunt u bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) een datalektip indienen. De AP is namelijk aangesteld als toezichthouder op de naleving van de AVG. Je vindt het formulier via de volgende link: Een tip of klacht indienen bij de AP | Autoriteit Persoonsgegevens