Functieomschrijving

Voor de Directie Veiligheidsbeleid van het ministerie van Buitenlandse Zaken zijn wij op zoek naar een betrouwbare administratief medewerker. Kom jij onze directie versterken?

Als administratief medewerker verzorg je de ontvangst, opslag, distributie en verzending van alle classificaties van nationale en EU georiënteerde berichten en documenten. Je verstrekt inlichtingen over de berichten en je ziet toe op de retournering ervan. Als het nodig is rappelleer je bij relevante partijen. Je beheert en controleert naast nationele systemen, systemen van de NAVO, EU en Defensie. Via een ander  systeem verzend en ontvang je nationaal hoog gerubriceerde berichtgeving. Verder ben je verantwoordelijk voor het administratief vastleggen en opslaan van alle ontvangen berichten in een applicatie en zorg je voor de rappel en controle op de terugkomst van de berichten. Ook het archiveren van de neerslag van hoog gerubriceerde documenten in het systeem en het wisselen van tapes behoren tot je takenpakket. Tot slot ben je (mede)verantwoordelijk voor het beheer van aanwezige crypto-apparatuur en -middelen en wijzig je sleutels van specifieke apparatuur. Kortom een grote verscheidenheid aan taken en veel verantwoordelijkheid.
 

Functie-eisen

Je bent een klantvriendelijk en uiterst integer persoon. Bij voorkeur heb je kennis van een omgeving waarin gewerkt wordt met hoog gerubriceerde berichtgeving. Berichten kunnen in het Engels zijn opgesteld, een redelijke kennis van de Engelse taal is dan ook een vereiste. Je hebt affiniteit met het werken in een digitale omgeving. Je kunt creatief en oplossingsgericht denken. Gezien de verwerking van het hoge aantal hoog gerubriceerde berichten binnen de afdeling ben je punctueel en houd je je strikt aan de regelgeving betreffende hoog gerubriceerde informatie. Voordat je aan de slag gaat, onderga je een veiligheidsonderzoek op A-niveau.

Bijzonderheden

• We vragen je te solliciteren via de button ‘solliciteren op externe site’.
• De selectieprocedure bestaat uit een briefselectie, (een) selectiegesprek(ken) en mogelijk een selectieassessment. Na elke fase bepalen we welke kandidaten doorgaan naar de volgende fase van de selectieprocedure.
• Een veiligheidsonderzoek A maakt onderdeel uit van de selectieprocedure.
• De selectiegesprekken vinden eind mei 2024 plaats.
   

Overige arbeidsvoorwaarden

Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,37% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Meer over jouw toekomstige afdeling

DVB is een team van betrokken professionals die samen met onze partners in binnen- en buitenland werken aan een veiliger Nederland. DVB is een grote en dynamische directie die vaak in de politieke schijnwerpers opereert. Wij zijn verantwoordelijk voor het internationale veiligheidsbeleid in brede zin, zoals dat is beschreven in de Geïntegreerde Buitenland- en Veiligheidsstrategie uit 2018: de medewerkers van DVB houden zich onder andere bezig met de beleidsontwikkeling binnen de NAVO en EU (GVDB), vredesoperaties, terrorisme, cyber, wapenexportcontrole, wapenbeheersing, ontwapening en non-proliferatie. DVB is naast thema- ook een forumdirectie voor de NAVO, de EU (voor wat betreft GVDB), de OVSE, de Geneefse Ontwapeningsconferentie (CD), de OPCW, het IAEA en de Eerste Commissie van de VN. Het taakveld omvat dus onderwerpen die een hoog actualiteitsgehalte hebben, van zeer gevoelige aard zijn of juist een specialistisch karakter kennen. Politiek gevoel en specialistische kennis gaan bij DVB dan ook hand in hand. Historische kennis combineren we met innovatief vermogen. Langlopende en moeilijke dossiers wrikken we los door pragmatisme en het pakken van kansen, hoe klein ook. We opereren bilateraal en multilateraal en doen met beiden ons voordeel. 

De sfeer binnen de directie is goed en de verschillende afdelingen werken nauw samen. Wanneer en waar nodig zetten medewerkers zich flexibel in. DVB’ers onderhouden ook interdepartementaal een uitgebreid netwerk waarin intensief wordt samengewerkt. Denk daarbij aan Defensie, AZ, JenV/NCTV, de Nationale Politie en de inlichtingen- en veiligheidsdiensten. Die samenwerking met anderen binnen en buiten BZ is voor ons cruciaal. DVB heeft een actief communicatiebeleid, onder andere via e-magazine ‘De Veiligheidsdiplomaat’ en outreach buiten BZ, wat een integraal onderdeel van het werken bij DVB vormt. Op basis van deze samenwerkingsvormen heb je na je tijd bij DVB en enorm netwerk binnen en buiten BZ opgebouwd. 

Juist vanwege de hoge werkdruk bij DVB, is bij zowel leidinggevenden als medewerkers werkstress een specifiek aandachtspunt. Een goede balans tussen werk en privé is integraal onderdeel van de werkafspraken die we met medewerkers maken. Natuurlijk is er ook ruimte voor gezelligheid, bijvoorbeeld tijdens de DVB-borrels, gezamenlijke lunch aan de keukentafels, de jaarlijkse DVB-dag en het eindejaarsfeest. Wie of wat is een DVB’er? Iedereen met interesse in of kennis van internationaal veiligheidsbeleid. Iedereen die samenwerken als uitgangspunt heeft. Iedereen die nieuwsgierig is. Iedereen die niet bang is om fouten te maken, maar daarvan wil leren. Diversiteit aan ideeën zorgt uiteindelijk voor het beste beleid. Twijfel je nog of vraag je je af hoe je met jouw achtergrond kan bijdragen aan het werk van DVB? We nodigen je juist dan graag uit voor een gesprek. 

Je verricht je werkzaamheden binnen de afdeling DVB/CD beter bekend als Credo (Centrale registratie en distributie organisatie). Credo bestaat momenteel uit 2 groepen van 3 medewerkers en 1 medewerker NAVO-registry aangestuurd door de operationeel manager DVB. De samenwerking tussen de 2 groepen is van belang, maar ook de onderlinge vervanging en overname van taken. Flexibiliteit wordt daarbij verwacht. Werkzaamheden worden alleen binnen de daarvoor gestelde uren verricht, minder urgente zaken moet je kunnen overdragen aan een collega. Werktijden zijn op werkdagen van 8:00 uur - 21:00 uur in roosterdiensten en tijdens het weekend op zaterdag en zondag van 8:00 uur - 12:00 uur. Het weekend dat je werkt (eens in de 6 weken) heb je ook bereikbaarheidsdienst. Ook heb je eens in de 6 weken een week lang buiten de reguliere werkuren bereikbaarheidsdienst. Je ontvangt hiervoor een vergoeding en in het geval van weekenddienst ook compensatieverlof. De functie  is binnen BZ bestempeld als een cruciale functie, in geval van een crisissituatie ben je in een redelijke termijn (maximaal een uur) aanwezig op de werkplek.